Ochrona Danych Osobowych

Szanowna Pani, Szanowny Panie,

Ogólnopolskie Stowarzyszenie Pracowników Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy bardzo poważnie podchodzi do prywatności i bezpieczeństwa członków stowarzyszenia i pozostałych sympatyków naszej działalności. Ochronę Państwa prywatności opieramy o zasadę przejrzystości, kontroli  oraz odpowiedzialności.

Co to jest RODO?

Jest to skrót od Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. RODO wprowadza nowe zagadnienia z zakresu praw osób, których dane osobowe przetwarzamy. Jednym z celów RODO jest szczegółowe informowanie tych osób o przetwarzaniu ich danych.

Gdzie możecie Państwo uzyskać szczegółowe informacje dotyczące RODO?

Treść RODO dostępna jest na oficjalnej stronie:
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=PL

Informacje dotyczące podstawowych zasad RODO, praktyczne wyjaśnienia w tym zakresie dostępne są również na stronach Urzędu Ochrony Danych Osobowych (https://uodo.gov.pl/) oraz Ministerstwa Cyfryzacji (https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/baza-wiedzy-rodo).

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przez 
Ogólnopolskie Stowarzyszenie Pracowników Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Oddział w Pile

1. Kto jest administratorem danych osobowych?

Administratorem podanych na deklaracji danych osobowych jest Ogólnopolskie Stowarzyszenie Pracowników Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Oddział w Pile z siedzibą w Pile ul. Kossaka 118,  dalej OSPSBHP Oddział w Pile, adres e-mail: pila@ospsbhp.pl

w strukturach Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Pracowników Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, dalej OSPSBHP, z którym można kontaktować się poprzez  adres e-mail: biuro@ospsbhp.pl 

2. Dlaczego Ogólnopolskie Stowarzyszenie Pracowników Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Oddział w Pile przetwarza Państwa dane?

Przetwarzamy Pani/Pana dane, aby prawidłowo realizować cele statutowe Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Pracowników Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy określone w §8 Statutu OSPSBHP (Statut dostępny jest na stronie internetowej: http://www.ospsbhp.pl/statut).

Państwa dane osobowe są przetwarzane na następujących podstawach prawnych:

CZŁONKOWIE STOWARZYSZENIA

Gdy OSPSBHP Oddział w Pile, pozyskał Pani/Pana dane z deklaracji członkowskiej, którą wypełniła Pani/wypełnił Pan celem przyjęcia w poczet członków Stowarzyszenia:
1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w przypadku, w którym przetwarzanie ma na celu przyjęcie w poczet członków OSPSBHP;
2. na podstawie art. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli w celach zawartych w Statucie OSPSBHP, względem członków Stowarzyszenia, jego byłych członków lub osób utrzymujących z nim stałe kontakty;
3. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. lit. f RODO dla potrzeb marketingu Stowarzyszenia;
4. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli realizacja obowiązku prawnego ciążącego na OSPSBHP jako na administratorze. Jako podmiot posiadający osobowość prawną realizujemy zobowiązania prawne, płacimy podatki, prowadzimy księgi rachunkowe;
5. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora w przypadku przetwarzamy dane osobowe w celu zapobiegania oszustwom oraz w celu dochodzenia, obrony lub ustalenia roszczeń;
6. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. lit. f RODO dla potrzeb tworzenia zestawień, analiz, statystyk na potrzeby wewnętrzne Stowarzyszenia;
7. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO w pozostałych przypadkach, w zakresie i celu określonym w treści zgody.

OSOBY NIEZRZESZONE KOMUNIKUJĄCE SIĘ ZE STOWARZYSZENIEM W SPRAWACH JEGO DZIAŁALNOŚCI

Gdy OSPSBHP Oddział w Pile, pozyskał Pani/Pana dane z korespondencji jaką do nas Państwo skierowali:
1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli w celach zawartych w Statucie OSPSBHP, względem osób komunikujących ze stowarzyszeniem w sprawach jego działalności statutowej, utrzymujących z nim kontakty;
2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w sytuacjach, w których Pani/Pana dane osobowe zwykłe są nam udostępniane przez Panią/Pana i nie posiadamy żadnych innych przesłanek, na których moglibyśmy oprzeć przetwarzanie (np. w sytuacji, w której wyraża Pani/wyraża Pan zgodę na to, abyśmy wykorzystali Pani/Pana dane osobowe w celach marketingowych, przedstawili Państwu nasza ofertę o charakterze usługowym, wykorzystali Pani/Pana wizerunek do celów promocji naszej działalności);
3. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora w przypadku przetwarzamy dane osobowe w celu zapobiegania oszustwom oraz w celu dochodzenia, obrony lub ustalenia roszczeń;
4. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. lit. f RODO dla potrzeb tworzenia zestawień, analiz, statystyk na potrzeby wewnętrzne Stowarzyszenia;
5. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO w pozostałych przypadkach, w zakresie i celu określonym w treści zgody.

UCZESTNICY SZKOLEŃ, WARSZTATÓW I INNEGO RODZAJU SPOTKAŃ, KTÓRYCH ORGANIZATOREM JEST ADMINISTRATOR

Gdy OSPSBHP Oddział w Pile, pozyskał Pani/Pana dane w związku z  deklaracja/uczestnictwem w organizowanych wydarzeniach i szkoleniach:
1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli w celach zawartych w Statucie OSPSBHP, względem członków Stowarzyszenia, jego byłych członków lub osób utrzymujących z nim stałe kontakty;
2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w sytuacjach, w których Pani/Pana dane osobowe zwykłe są nam udostępniane przez Panią/Pana i nie posiadamy żadnych innych przesłanek, na których moglibyśmy oprzeć przetwarzanie (np. w sytuacji, w której wyrażają Państwo zgodę na to, abyśmy udostępnili Pani/Pana dane osobowe w celach marketingowych podmiotom współpracującym ze Stowarzyszeniem, wykorzystali Pani/Pana wizerunek do celów promocji naszej działalności);
3. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. lit. f RODO dla potrzeb marketingu Stowarzyszenia;
4. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli realizacja obowiązku prawnego ciążącego na OSPSBHP jako na administratorze. Jako podmiot posiadający osobowość prawną realizujemy zobowiązania prawne wynikające z organizacji szkolenia, warsztatów i innego rodzaj spotkań, płacimy podatki, prowadzimy księgi rachunkowe;
5. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora w przypadku przetwarzamy dane osobowe w celu zapobiegania oszustwom oraz w celu dochodzenia, obrony lub ustalenia roszczeń;
6. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. lit. f RODO dla potrzeb tworzenia zestawień, analiz, statystyk na potrzeby wewnętrzne Stowarzyszenia;
7. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO w pozostałych przypadkach, w zakresie i celu określonym w treści zgody.

KONTRAHENCI

Gdy OSPSBHP Oddział w Pile, pozyskał Pani/Pana dane w związku z umową o charakterze usługowym lub handlowym:
1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w przypadku, kiedy jest Pani/Pan naszym kontrahentem i zawieramy z Panią/Panem umowę, a Pani/Pana dane są potrzebne nam do wykonania tej umowy, lub do podjęcia czynności przed jej zawarciem (np. jeśli zamawiamy u Pani/Pana papier, czy zawieramy umowę dotyczącą wydruku naszej publikacji, którą napisaliśmy);
2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w sytuacjach, w których Pani/Pana dane osobowe zwykłe są nam udostępniane przez Państwa i nie posiadamy żadnych innych przesłanek, na których moglibyśmy oprzeć przetwarzanie (np. w sytuacji, w której wyrażają Państwo zgodę na to, abyśmy udostępnili Pani/Pana dane osobowe w celach marketingowych podmiotom współpracującym ze Stowarzyszeniem, wykorzystali Pani/Pana wizerunek do celów promocji naszej działalności);
3. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. lit. f RODO dla potrzeb marketingu Stowarzyszenia;
4. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli realizacja obowiązku prawnego ciążącego na OSPSBHP jako na administratorze. Jako podmiot posiadający osobowość prawną realizujemy zobowiązania prawne, płacimy podatki, prowadzimy księgi rachunkowe;
5. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora w przypadku przetwarzamy dane osobowe w celu zapobiegania oszustwom oraz w celu dochodzenia, obrony lub ustalenia roszczeń;
6. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. lit. f RODO dla potrzeb tworzenia zestawień, analiz, statystyk na potrzeby wewnętrzne Stowarzyszenia;
7. podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO w pozostałych przypadkach, w zakresie i celu określonym w treści zgody.

3. Jakie prawa posiada Pani/Pana w związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych?

Przysługują Pani/Panu następujące prawa:

dostępu  - uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są Pani/Pana dane oso­bowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujaw­nione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żąda­nia sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługu­jących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwa­rzania (art. 15 RODO);

do otrzymania kopii danych   - uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);

do sprostowania - żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nie­prawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);

do usunięcia danych  - żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania, dane nie są już niezbędne do celów prze­twarzania lub były przetwarzane niezgodnie z prawem lub osoba której dane dotyczą cofnęła zgodę, na której oparte było przetwarzanie (art. 17 RODO);

do ograniczenia przetwarzania  - żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:
  a. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający
      administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
  b. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu,
      żądając ograniczenia ich wykorzystywania
  c. administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do
      ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
  d. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania - do czasu stwier­dzenia, czy prawnie
      uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wo­bec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;

do przenoszenia danych - otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym for­macie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych jej dotyczących, które do­starczyła administratorowi, oraz żądania przesłania tych danych innemu administratorowi, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub umowy z nią zawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);

do sprzeciwu  - wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w praw­nie uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytu­acją, w tym wobec profilowania. Wówczas administrator dokonuje oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów administratora, administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania da­nych w tych celach (art. 21 RODO);

do cofnięcia zgody  - w każdym momencie i bez podawania przyczyny, lecz przetwarzanie danych osobowych dokonane przed cofnięciem zgody nadal pozostanie zgodne z prawem. Cofnięcie zgody spowoduje zaprzestanie przetwarzania przez administratora danych oso­bowych w celu, w którym zgoda ta została wyrażona.

Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, osoba, której dane dotyczą, powinna skontakto­wać się, wykorzystując podane dane kontaktowe, z administratorem i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.

4. Czy musi Pani/Pan wyrazić zgodę na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych?

Żaden podmiot nie ma prawa wymagać od Pani/Pana wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, ani wymuszać tej zgody. Jednak członkostwo w OSPSBHP Oddział w Pile wymaga, abyśmy przetwarzali Pani/Pana dane osobowe ujęte w deklaracji członkowskiej, aż do ustania Pani/Pana członkostwa w Stowarzyszeniu.            
W tym przypadku nie ubiegamy się o  zgodę na przetwarzanie przez nas ww. danych osobowych, ponieważ wypełnienie i złożenie deklaracji członkowskiej, a następnie przyjęcie Pani/Pana do Stowarzyszenia jest podstawą przetwarzania przez nas Pani/Pana danych osobowych.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, może Pani/Pana wycofać ją w każdym czasie. Nie wpływa to jednak na ważność dokonanego wcześniej przetwarzania. Podanie niektórych z Pani/Pana danych osobowych, w zależności od celów przetwarzania, może być wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Jednakże, podanie danych jest wymogiem, aby zostały osiągnięte cele przetwarzania, w których dane zostają pobrane.

5. Jak długo będą przetwarzane Pani/Pana dane osobowe?

Czas, przez który przetwarzane są Pani/Pana dane osobowe, uzależniony jest od podstawy prawnej, na której opiera się przetwarzanie. I tak w przypadku realizacji celów związanych z przynależnością do Stowarzyszenia przetwarzamy Pani/Pana dane przez czas przynależności Pani/Pana do Stowarzyszenia.

W celu realizacji umowy, przetwarzamy Pani/Pana dane przez czas jej trwania. W celu prawnie uzasadnionego interesu przetwarzamy dane przez okres przedawnienia naszych roszczeń względem kontrahentów, jak i przez czas, w którym możemy otrzymać karę za brak posiadania właściwej dokumentacji. W celu archiwalnym przechowujemy dane wieczyście, stosując odpowiednie ich zabezpieczenia. W przypadku, kiedy podstawę do przetwarzania stanowi zgoda, dane osobowe przetwarzamy aż do czasu wycofania zgody. W celu realizacji obowiązku prawnego dane będziemy przetwarzać przez okres wymagany przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

6. Kto jest odbiorcą Pani/Pana danych osobowych?

Dane osobowe nie są udostępniane żadnym podmiotom, jako odrębnym administratorom danych osobowych. Mogą być jednak przekazywane podmiotom przetwarzającym, z którymi współpracujemy. Do kategorii tych podmiotów należą m.in.:
podmioty świadczące usługi chmury, udostępniające serwer poczty;
podmioty świadczące usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, reklamowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową działającym na zlecenie Stowarzyszenia,
firmy ubezpieczeniowe, które ubezpieczają nasze członkinie i członków od następstw nieszczęśliwych wypadków;
organizatorzy imprez eventowych i szkoleniowych;
firmy przewozowe;
podmioty świadczących usługi informatyczne i obsługę techniczną;
podmioty współpracujące ze Stowarzyszeniem, w związku z usługami i produktami oferowanymi przez te podmioty;
firmy ochroniarskie.

Pełne dane dotyczące podmiotów współpracujących z Administratorem są dostępne w siedzibie OSPSBHP Oddział w Pile.

7. Czy Pani/Pana dane są przekazywane do państwa trzeciego?

Nie, Pani/Pana dane nie są przez nas przekazywane do państw trzecich. Gdyby do takiej sytuacji miało dojść, zostanie Pani/Pan o tym indywidualnie poinformowany.

8. Czy mogę liczyć na interwencję organów państwowych w sprawie przetwarzania?

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeśli uważają Państwo, że przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe w sposób niezgodny z prawem, wówczas możecie Państwo złożyć w tej sprawie skargę do właściwego organu nadzorczego.

9. Czy Pani/Pana dane będą przetwarzane w taki sposób, że będą wobec Państwa automatycznie wydawane decyzje?

Zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji jest to proces, w wyniku którego decyzja zostaje wydana bez ludzkiej ingerencji. Podejmowane przez nasze Stowarzyszenie działania dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych nie są zautomatyzowane i nie wpływają na Pani/Pana sytuację, a także na podejmowane przez Panią/Pana decyzje.

Profilowanie należy rozumieć jako dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na ich wykorzystaniu do oceny niektórych cech osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Informujemy, że  nie przetwarzamy Pani/Pana danych w taki sposób, jak również nie dokonujemy profilowania.

10. Polityka bezpieczeństwa danych osobowych wobec dzieci

Jeśli Stowarzyszenie ustali, że zgromadziliśmy dane osobowe dziecka (osoby, która nie posiada pełnej zdolności do czynności prawnych), podejmiemy odpowiednie kroki mające na celu jak najszybsze uzyskanie zgody od opiekuna prawnego a w sytuacji jej nie udzielenia usunięcie tych danych.

11. Mają Państwo pytania wątpliwości lub chcecie Państwo zrealizować jedno ze swoich praw, o którym mówimy w punkcie 3?

W przypadku jakichkolwiek pytań czy wątpliwości dotyczących ochrony Pani/Pana danych osobowych w Stowarzyszeniu prosimy o kontakt poprzez adres e-mail: pila@ospsbhp.pl